Rozmowa: czas jest mój!
Pamiętam jak kiedyś zatkało mnie na widok kalendarza google Bożeny Kowalkowskiej. Wszystko poukładane, oflagowane, pozaznaczane kolorami. Innym razem przesłała mi plan dwudniowej wycieczki do Rzymu, który opracowała dla swoich rodziców: ciekawszy niż z biura podróży, logiczny i dopracowany w każdym szczególe. Teraz macie okazję w sposób praktyczny nauczyć jak zarządzać swoim czasem – Bożena Kowalkowska poprowadzi wykład w formie warsztatu podczas Niech Żyje Papier! w Państwowym Muzeum Etnograficznym w Warszawie.
Co jest ważne w organizacji czasu?
Poznanie własnych zasobów – cech osobowości, ustalenie preferencji i samoświadomość. Każdy ma jakieś przyzwyczajenia i można zrobić z nich użytek. Jeśli nasz zegar biologiczny ustawiony jest na tryb nocny, nie oczekujmy od siebie efektywnej pracy o poranku. Inną kwestią jest równoważne planowanie czasu. Złota zasada 60:40 mówi o tym, aby precyzyjnie planować tylko 60% czasu, a pozostałą cześć pozostawić na niespodziewane zdarzenia. W ten sposób unikniemy frustracji, kiedy nie uda nam się wykonać wszystkich zadań. Nie bez znaczenia są też proporcje. Jeśli jesteśmy skupieni na pracy czy karierze, to na nią stawiajmy główny akcent planując kalendarz. Jeśli priorytetem są relacje,
układajmy kalendarz pod rytm naszych spotkań z rodziną i przyjaciółmi. Ważne żeby wyznaczyć wartość nadrzędną i dopasować do niej resztę.
To wszystko?
W mojej ocenie znaczenie ma także ilość otaczających nas rzeczy. I nie, nie chodzi o minimalizm, a o świadomy wybór tego, co jest nam niezbędne i tego co nas cieszy. To kwestia odpowiedzialności i umiejętności skupienia się na tym co ważne. Ale to temat na inną rozmowę.
Co jest więc najistotniejsze w planowaniu?
Przewidywanie. Chodzi o to, żeby nie dać się zaskoczyć sytuacji. Urodziny partnera, gwiazdka, dzień mamy, termin oddania pit-u czy zapłaty podatku – co roku mają tę samą datę. Wystarczy przyswoić te daty w najbardziej odpowiedni dla siebie sposób. To proces, który wymaga czujności i obserwacji. I tak – umiejętne planowanie jest sztuką, ale naprawdę przyswajalną dla każdego. To też kwestia przyjętych zasad.
Jakimi zasadami ty kierujesz się na co dzień?
Większość z nich zaczyna się od słowa „nie”. Czyli: nie otwieram komputera rano przed wyjściem do pracy, nie odpisuję na maile i nie odbieram telefonów po 18:00, nie pracuję w weekendy i skutecznie odmawiam instalacji powiadomień albo maila na komórce. Mam od lat wypracowany stały rytm pracy i dnia. Pierwsze co robię, kiedy zaczynam pracę, to sprawdzenie skrzynki pocztowej – na jej podstawie tworzę bieżącą listę zadań. Na proste kwestie reaguję od razu – trochę dla rozruchu, a trochę po to, żeby mieć poczucie, że coś udało mi się skończyć. Bardziej złożone flaguję i wracam do nich później – czekają w kolejce w zależności od swojej wagi. Staram się wyznaczać stałe pory spotkań – zdecydowanie lepiej funkcjonuję, jeśli zaczynam dzień od spotkania, niż kiedy kończę nim dzień. To sprawa preferencji. Raz w tygodniu umawiam się na śniadanie z przyjaciółmi – przyznaję jednak, że dużo czasu zajęło mi, żeby wyrobić w sobie ten „nawyk”.
Brzmi dobrze, ale co robisz w sytuacji, gdy ktoś próbuje angażować cię w pracę poza wyznaczoną przez ciebie porą?
To się w zasadzie już nie zdarza. Konsekwencja i stały rytm pracy sprawiają, że otoczenie „uczy się” ciebie. Nikt nie będzie próbował przekraczać moich granic ani narzucać swojego rytmu, jeśli będę dostarczać produkt na czas, jeśli będę w stałym, przewidywalnym kontakcie. To my sami i nasze zachowania wpływają na to jak „obchodzić” będą się z nami inni.
Jako koordynatorka projektów wiele razy musiałaś budować i organizować plan pracy dla zespołu ludzi. Jak to się robi?
W tej chwili już dość prosto. Każdy jest inny, ale schemat zachowań jest powtarzalny. Autorzy czy wykonawcy dzielą się zwykle na punktualnych i przeciągających deadline’y, pracujących w skupieniu lub potrzebujących bodźców. Jeśli poznam możliwości danej osoby, wiem jak zbudować harmonogram pracy. Przykładowo, jeśli zdarza się, że pracuję z kimś, kto jest świetny w swojej dziedzinie, ale notorycznie się spóźnia i spina tylko, kiedy ma nóż na gardle, przyspieszam jego deadline i wytwarzam sytuację „noża”. Jeśli pracuję z osobą, której brak pewności i potrzebuje dopingu, staram się codziennie sygnalizować wsparcie i na bieżąco szukać rozwiązań, które zmotywują. Jeśli po drugiej stronie mam kogoś, kto z
założenia nie odpisuje na maile, to po prostu ich nie wysyłam. Albo wysyłam, ale nie oczekuję odpowiedzi. Jeśli widzę, że warto i dostrzegam w kimś potencjał, staram się być elastyczna. Zespół to podstawa. A zadowolony zespół to magia.
A tobie samej, ile razy zdarzyło się z czymś spóźnić?
Wiele razy, ale to były zwykle drobne rzeczy, o których wiedziałam, że nie wpływają na finał projektu. Staram się być punktualna, ale jestem tylko zwykłym człowiekiem. Gdybyś zapytała o mnie moją rodzinę, wybuchnęliby śmiechem. W ich ocenie moje codzienne życie potrafi być chaotyczne do bólu. Jeśli przesuwam deadline to zwykle w związku ze zmianą założeń projektu. Ale wiesz, jak coś się sypie, czasem trzeba szukać radykalnych rozwiązań. Pamiętam, że kilka lat temu odpowiadałam za stworzenie dosyć poważnej publikacji. Czasu było mało, a autor tekstu był nieustannie angażowany w inne sprawy. Pomimo jego najszczerszych chęci, nie był w stanie skupić się na pracy, bo zwyczajnie nie miał na nią czasu. Postanowiłam mu więc ten czas wygenerować. Zarekwirowałam i wyłączyłam na kilka tygodni jego komórkę i przydzieliłam telefon zastępczy. Numer znałam tylko ja, jego rodzice i partner. Poskutkowało. Publikacja była gotowa przed terminem.
Dość radykalne rozwiązanie. Lubisz tworzyć nowy system pracy innym ludziom?
Bardzo! Zdarzało mi się dołączać do zespołu czy firmy – branża bez znaczenia – i wszystko wywracać do góry nogami, wymyślać nową sieć powiązań i schemat pracy. Z matematyki zawsze byłam głąb, ale z analitycznym myśleniem raczej mi po drodze.
Często pracujesz nad kilkoma projektami równolegle, jesteś związana z wieloma różnymi podmiotami. Według jakiego klucza przyjmujesz zlecenia?
Znowu będzie o zasadach, ale wymyśliłam sobie kiedyś, że projekt, którego mam się podjąć, musi spełniać przynajmniej jedno z kryteriów: albo prestiż albo pieniądze albo przyjemność. Jeśli prestiż, to taki, z którego będę mogła mieć w przyszłości korzyści – niekoniecznie materialne. Jeśli przyjemność, to znaczy, że biorę udział w czymś rozwijającym i ciekawym, że pracuję z miłymi i inspirującymi osobami. W przypadku kryterium finansowego jestem najmniej konsekwentna. Zdarzały mi się propozycje za niezłe pieniądze, ale ich charakter skutecznie mnie zniechęcał. Ja chyba ponad wszystko cenię sobie komfort i dobrą atmosferę.
Bez jakich narzędzi nie możesz obejść się w pracy?
Zdecydowanie najważniejszy jest kalendarz – koniecznie fizyczny, w formie książki,z jasnym podziałek na dni i tygodnie. Na lodówce mam też „rodzinną” kartkę z kalendarza, na której na bieżąco wypisuję aktualne kwestie: wizyty lekarskie, urodziny, wyjazdy. Na drugim miejscu jest tworzenie list. Sam proces jej powstawania dużo porządkuje mi w głowie i utrwala „dane”. Pozwala też mieć ogląd na powiązane ze sobą sprawy i dzięki temu nadać im odpowiedni bieg.
Dlaczego organizacją czasu postanowiłaś zająć się zawodowo?
Bo to mój jedyny prawdziwy naturalny talent, który w dodatku daje mi radość. Poza tym, sztuka planowania to pożyteczna umiejętność, a ja lubię, jak coś jest praktyczne. Nie znoszę marnotrawstwa.
Bożena Kowalkowska – ur. 1981 r. w Iławie. Absolwentka filologii polskiej na Uniwersytecie Warszawskim. Była sekretarzem redakcji w magazynach: „A4”, „Vice” i „Kikimora”. Współpracuje z magazynem „Zwykłe Życie”. Założycielka studia edytorsko-graficznego txt publishing, realizującego liczne projekty kulturalne na terenie całego kraju. Do niedawna redaktor prowadząca portalu parentingowego ładnebebe.pl. Współwydawca rocznika o polskich formach drukowanych „Print Control”. Autorka trzech książek o organizacji czasu (ukazały się nakładem wydawnictwa Wielka Litera). Od wielu lat zajmuje się organizacją pracy i prowadzi warsztaty poświęcone zarządzaniu czasem. Prywatnie mama 6-letniej Marianki i 3-letniego Tadeusza.
