Ca­ły pro­gram wy­da­rze­nia

Co jest waż­ne w or­ga­ni­za­cji cza­su?

Po­zna­nie wła­snych za­so­bów – cech oso­bo­wo­ści, usta­le­nie pre­fe­ren­cji i sa­mo­świa­do­mość. Każ­dy ma ja­kieś przy­zwy­cza­je­nia i moż­na zro­bić z nich uży­tek. Je­śli nasz ze­gar bio­lo­gicz­ny usta­wio­ny jest na tryb noc­ny, nie ocze­kuj­my od sie­bie efek­tyw­nej pra­cy o po­ran­ku. In­ną kwe­stią jest rów­no­waż­ne pla­no­wa­nie cza­su. Zło­ta za­sa­da 60:40 mó­wi o tym, aby pre­cy­zyj­nie pla­no­wać tyl­ko 60% cza­su, a po­zo­sta­łą cześć po­zo­sta­wić na nie­spo­dzie­wa­ne zda­rze­nia. W ten spo­sób unik­nie­my fru­stra­cji, kie­dy nie uda nam się wy­ko­nać wszyst­kich za­dań. Nie bez zna­cze­nia są też pro­por­cje. Je­śli je­ste­śmy sku­pie­ni na pra­cy czy ka­rie­rze, to na nią sta­wiaj­my głów­ny ak­cent pla­nu­jąc ka­len­darz. Je­śli prio­ry­te­tem są re­la­cje,
ukła­daj­my ka­len­darz pod rytm na­szych spo­tkań z ro­dzi­ną i przy­ja­ciół­mi. Waż­ne że­by wy­zna­czyć war­tość nad­rzęd­ną i do­pa­so­wać do niej resz­tę.

To wszyst­ko?

W mo­jej oce­nie zna­cze­nie ma tak­że ilość ota­cza­ją­cych nas rze­czy. I nie, nie cho­dzi o mi­ni­ma­lizm, a o świa­do­my wy­bór te­go, co jest nam nie­zbęd­ne i te­go co nas cie­szy. To kwe­stia od­po­wie­dzial­no­ści i umie­jęt­no­ści sku­pie­nia się na tym co waż­ne. Ale to te­mat na in­ną roz­mo­wę.

Co jest więc naj­istot­niej­sze w pla­no­wa­niu?

Prze­wi­dy­wa­nie. Cho­dzi o to, że­by nie dać się za­sko­czyć sy­tu­acji. Uro­dzi­ny part­ne­ra, gwiazd­ka, dzień ma­my, ter­min od­da­nia pit-u czy za­pła­ty po­dat­ku – co ro­ku ma­ją tę sa­mą da­tę. Wy­star­czy przy­swo­ić te da­ty w naj­bar­dziej od­po­wied­ni dla sie­bie spo­sób. To pro­ces, któ­ry wy­ma­ga czuj­no­ści i ob­ser­wa­cji. I tak – umie­jęt­ne pla­no­wa­nie jest sztu­ką, ale na­praw­dę przy­swa­jal­ną dla każ­de­go. To też kwe­stia przy­ję­tych za­sad.

Ja­ki­mi za­sa­da­mi ty kie­ru­jesz się na co dzień?

Więk­szość z nich za­czy­na się od sło­wa „nie”. Czy­li: nie otwie­ram kom­pu­te­ra ra­no przed wyj­ściem do pra­cy, nie od­pi­su­ję na ma­ile i nie od­bie­ram te­le­fo­nów po 18:00, nie pra­cu­ję w week­en­dy i sku­tecz­nie od­ma­wiam in­sta­la­cji po­wia­do­mień al­bo ma­ila na ko­mór­ce. Mam od lat wy­pra­co­wa­ny sta­ły rytm pra­cy i dnia. Pierw­sze co ro­bię, kie­dy za­czy­nam pra­cę, to spraw­dze­nie skrzyn­ki pocz­to­wej – na jej pod­sta­wie two­rzę bie­żą­cą li­stę za­dań. Na pro­ste kwe­stie re­agu­ję od ra­zu – tro­chę dla roz­ru­chu, a tro­chę po to, że­by mieć po­czu­cie, że coś uda­ło mi się skoń­czyć. Bar­dziej zło­żo­ne fla­gu­ję i wra­cam do nich póź­niej – cze­ka­ją w ko­lej­ce w za­leż­no­ści od swo­jej wa­gi. Sta­ram się wy­zna­czać sta­łe po­ry spo­tkań – zde­cy­do­wa­nie le­piej funk­cjo­nu­ję, je­śli za­czy­nam dzień od spo­tka­nia, niż kie­dy koń­czę nim dzień. To spra­wa pre­fe­ren­cji. Raz w ty­go­dniu uma­wiam się na śnia­da­nie z przy­ja­ciół­mi – przy­zna­ję jed­nak, że du­żo cza­su za­ję­ło mi, że­by wy­ro­bić w so­bie ten „na­wyk”.

Brzmi do­brze, ale co ro­bisz w sy­tu­acji, gdy ktoś pró­bu­je an­ga­żo­wać cię w pra­cę po­za wy­zna­czo­ną przez cie­bie po­rą?

To się w za­sa­dzie już nie zda­rza. Kon­se­kwen­cja i sta­ły rytm pra­cy spra­wia­ją, że oto­cze­nie „uczy się” cie­bie. Nikt nie bę­dzie pró­bo­wał prze­kra­czać mo­ich gra­nic ani na­rzu­cać swo­je­go ryt­mu, je­śli bę­dę do­star­czać pro­dukt na czas, je­śli bę­dę w sta­łym, prze­wi­dy­wal­nym kon­tak­cie. To my sa­mi i na­sze za­cho­wa­nia wpły­wa­ją na to jak „ob­cho­dzić” bę­dą się z na­mi in­ni.

Ja­ko ko­or­dy­na­tor­ka pro­jek­tów wie­le ra­zy mu­sia­łaś bu­do­wać  i or­ga­ni­zo­wać plan pra­cy dla ze­spo­łu lu­dzi. Jak to się ro­bi?

W tej chwi­li już dość pro­sto. Każ­dy jest in­ny, ale sche­mat za­cho­wań jest po­wta­rzal­ny. Au­to­rzy czy wy­ko­naw­cy dzie­lą się zwy­kle na punk­tu­al­nych i prze­cią­ga­ją­cych de­adli­ne’y, pra­cu­ją­cych w sku­pie­niu lub po­trze­bu­ją­cych bodź­ców. Je­śli po­znam moż­li­wo­ści da­nej oso­by, wiem jak zbu­do­wać har­mo­no­gram pra­cy. Przy­kła­do­wo, je­śli zda­rza się, że pra­cu­ję z kimś, kto jest świet­ny w swo­jej dzie­dzi­nie, ale no­to­rycz­nie się spóź­nia i spi­na tyl­ko, kie­dy ma nóż na gar­dle, przy­spie­szam je­go de­adli­ne i wy­twa­rzam sy­tu­ację „no­ża”. Je­śli pra­cu­ję z oso­bą, któ­rej brak pew­no­ści i po­trze­bu­je do­pin­gu, sta­ram się co­dzien­nie sy­gna­li­zo­wać wspar­cie i na bie­żą­co szu­kać roz­wią­zań, któ­re zmo­ty­wu­ją. Je­śli po dru­giej stro­nie mam ko­goś, kto z
za­ło­że­nia nie od­pi­su­je na ma­ile, to po pro­stu ich nie wy­sy­łam. Al­bo wy­sy­łam, ale nie ocze­ku­ję od­po­wie­dzi. Je­śli wi­dzę, że war­to i do­strze­gam w kimś po­ten­cjał, sta­ram się być ela­stycz­na. Ze­spół to pod­sta­wa. A za­do­wo­lo­ny ze­spół to ma­gia.

A to­bie sa­mej, ile ra­zy zda­rzy­ło się z czymś spóź­nić?

Wie­le ra­zy, ale to by­ły zwy­kle drob­ne rze­czy, o któ­rych wie­dzia­łam, że nie wpły­wa­ją na fi­nał pro­jek­tu. Sta­ram się być punk­tu­al­na, ale je­stem tyl­ko zwy­kłym czło­wie­kiem. Gdy­byś za­py­ta­ła o mnie mo­ją ro­dzi­nę, wy­buch­nę­li­by śmie­chem. W ich oce­nie mo­je co­dzien­ne ży­cie po­tra­fi być cha­otycz­ne do bó­lu. Je­śli prze­su­wam de­adli­ne to zwy­kle w związ­ku ze zmia­ną za­ło­żeń pro­jek­tu. Ale wiesz, jak coś się sy­pie, cza­sem trze­ba szu­kać ra­dy­kal­nych roz­wią­zań. Pa­mię­tam, że kil­ka lat te­mu od­po­wia­da­łam za stwo­rze­nie do­syć po­waż­nej pu­bli­ka­cji. Cza­su by­ło ma­ło, a au­tor tek­stu był nie­ustan­nie an­ga­żo­wa­ny w in­ne spra­wy. Po­mi­mo je­go naj­szczer­szych chę­ci, nie był w sta­nie sku­pić się na pra­cy, bo zwy­czaj­nie nie miał na nią cza­su. Po­sta­no­wi­łam mu więc ten czas wy­ge­ne­ro­wać. Za­re­kwi­ro­wa­łam i wy­łą­czy­łam na kil­ka ty­go­dni je­go ko­mór­kę i przy­dzie­li­łam te­le­fon za­stęp­czy. Nu­mer zna­łam tyl­ko ja, je­go ro­dzi­ce i part­ner. Po­skut­ko­wa­ło. Pu­bli­ka­cja by­ła go­to­wa przed ter­mi­nem.

Dość ra­dy­kal­ne roz­wią­za­nie. Lu­bisz two­rzyć no­wy sys­tem pra­cy in­nym lu­dziom?

Bar­dzo! Zda­rza­ło mi się do­łą­czać do ze­spo­łu czy fir­my – bran­ża bez zna­cze­nia – i wszyst­ko wy­wra­cać do gó­ry no­ga­mi, wy­my­ślać no­wą sieć po­wią­zań i sche­mat pra­cy. Z ma­te­ma­ty­ki za­wsze by­łam głąb, ale z ana­li­tycz­nym my­śle­niem ra­czej mi po dro­dze.

Czę­sto pra­cu­jesz nad kil­ko­ma pro­jek­ta­mi rów­no­le­gle, je­steś zwią­za­na z wie­lo­ma róż­ny­mi pod­mio­ta­mi. We­dług ja­kie­go klu­cza przyj­mu­jesz zle­ce­nia?

Zno­wu bę­dzie o za­sa­dach, ale wy­my­śli­łam so­bie kie­dyś, że pro­jekt, któ­re­go mam się pod­jąć, mu­si speł­niać prz­yn­ajmniej jed­no z kry­te­riów: al­bo pre­stiż al­bo pie­nią­dze al­bo przy­jem­ność. Je­śli pre­stiż, to ta­ki, z któ­re­go bę­dę mo­gła mieć w przy­szło­ści ko­rzy­ści – nie­ko­niecz­nie ma­te­rial­ne. Je­śli przy­jem­ność, to zna­czy, że bio­rę udział w czymś roz­wi­ja­ją­cym i cie­ka­wym, że pra­cu­ję z mi­ły­mi i in­spi­ru­ją­cy­mi oso­ba­mi. W przy­pad­ku kry­te­rium fi­nan­so­we­go je­stem naj­mniej kon­se­kwent­na. Zda­rza­ły mi się pro­po­zy­cje za nie­złe pie­nią­dze, ale ich cha­rak­ter sku­tecz­nie mnie znie­chę­cał. Ja chy­ba po­nad wszyst­ko ce­nię so­bie kom­fort i do­brą at­mos­fe­rę.

stro­na Bo­że­ny Ko­wal­kow­skiej

Bez ja­kich na­rzę­dzi nie mo­żesz obejść się w pra­cy?

Zde­cy­do­wa­nie naj­waż­niej­szy jest ka­len­darz – ko­niecz­nie fi­zycz­ny, w for­mie książ­ki,z ja­snym po­dzia­łek na dni i ty­go­dnie. Na lo­dów­ce mam też „ro­dzin­ną” kart­kę z ka­len­da­rza, na któ­rej na bie­żą­co wy­pi­su­ję ak­tu­al­ne kwe­stie: wi­zy­ty le­kar­skie, uro­dzi­ny, wy­jaz­dy. Na dru­gim miej­scu jest two­rze­nie list. Sam pro­ces jej po­wsta­wa­nia du­żo po­rząd­ku­je mi w gło­wie i utrwa­la „da­ne”. Po­zwa­la też mieć ogląd na po­wią­za­ne ze so­bą spra­wy i dzię­ki te­mu nadać im od­po­wied­ni bieg.

Dla­cze­go or­ga­ni­za­cją cza­su po­sta­no­wi­łaś za­jąć się za­wo­do­wo?

Bo to mój je­dy­ny praw­dzi­wy na­tu­ral­ny ta­lent, któ­ry w do­dat­ku da­je mi ra­dość. Po­za tym, sztu­ka pla­no­wa­nia to po­ży­tecz­na umie­jęt­ność, a ja lu­bię, jak coś jest prak­tycz­ne. Nie zno­szę mar­no­traw­stwa.

Bo­że­na Ko­wal­kow­ska – ur. 1981 r. w Iła­wie. Ab­sol­went­ka fi­lo­lo­gii pol­skiej na Uni­wer­sy­te­cie War­szaw­skim. By­ła se­kre­ta­rzem re­dak­cji w ma­ga­zy­nach: „A4”, „Vi­ce” i „Ki­ki­mo­ra”. Współ­pra­cu­je z ma­ga­zy­nem „Zwy­kłe Ży­cie”. Za­ło­ży­ciel­ka stu­dia edy­tor­sko-gra­ficz­ne­go txt pu­bli­shing, re­ali­zu­ją­ce­go licz­ne pro­jek­ty kul­tu­ral­ne na te­re­nie ca­łe­go kra­ju. Do nie­daw­na re­dak­tor pro­wa­dzą­ca por­ta­lu pa­ren­tin­go­we­go ład­ne­be­be.pl. Współ­wy­daw­ca rocz­ni­ka o pol­skich for­mach dru­ko­wa­nych „Print Con­trol”. Au­tor­ka trzech ksią­żek o or­ga­ni­za­cji cza­su (uka­za­ły się na­kła­dem wy­daw­nic­twa Wiel­ka Li­te­ra). Od wie­lu lat zaj­mu­je się or­ga­ni­za­cją pra­cy i pro­wa­dzi warsz­ta­ty po­świę­co­ne za­rzą­dza­niu cza­sem. Pry­wat­nie ma­ma 6-let­niej Ma­rian­ki i 3-let­nie­go Ta­de­usza.

Roz­mo­wa uka­za­ła się pier­wot­nie na na­szych ła­mach w 2019 ro­ku

tu­taj mo­żesz za­pi­sać się na warsz­ta­ty z Bo­że­ną